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L'employée du moi(s)... de mars !

24/02/2017

 

L’employée du moi(s)

ou à la découverte des métiers du spectacle vivant...

Prénom/Nom : Mathilde Chanteur
Age : 40 ans moins le quart, ou 39 ans virgule 75, selon l’humeur.
Prise de poste : février 2006
Poste : Administratrice
Fonction : Gérer, sécuriser, négocier. Prendre des risques mesurés, développer, optimiser. Rêver les pieds sur terre, faire lien.
Minimum vital : un ordinateur et internet, Excel, Ciel Compta et Spaiectacle, un téléphone, une calculatrice. Une cafetière, des amandes à grignoter, des huiles essentielles. Et beaucoup, beaucoup de papiers…
Environnement de travail : Un bureau partagé avec Laure Carré et doté d’une porte avec isolation phonique, que nous pouvons -au choix- laisser grande ouverte ou bien fermée… Une vue directe sur le parvis du Minotaure. En cas de dépressurisation de la cabine, une vue très apaisante derrière moi sur le Loir, avec ses canards et petites poules d’eau, et ses enfants qui font coucou à la vitre en allant vers les Grands Prés.
Qualités : j’adore faire des jeux de mots !
Défauts : j’adore faire des jeux de mots…

Chronique d’une journée type de février 2017 :


Arrivée à 9h, un café, un petit tour de « bonjour ! » dans le bâtiment, et je m’installe. Allez, aujourd’hui, il faut que je trouve 2 heures pour ranger mon bureau.

J’ouvre ma boîte mail en entendant Christel faire de même en râlant (cf édito du mois de novembre).
J’ai moins de messages qu’elle (pas difficile), mais suffisamment pour déclencher bon nombre de réactions en chaîne.

Frédéric m’a transmis un devis pour un spectacle de la saison prochaine (2017/2018). J’y jette un coup d’œil, et tique déjà sur le « forfait transport » qui ne correspond à rien. Je divise rapidement le prix par le nombre de kilomètres du lieu de la compagnie, on arrive à du 5€/km... Pour un convoi de cirque, pourquoi pas, mais là pour un 20m3 ça n’est pas possible. Il va falloir négocier, mais je m’occuperai de 2018 après le festival !

Christel me demande un chèque de 15€ pour l’inscription et le repas de Frédéric à une rencontre professionnelle.

J’imprime la facture du dernier spectacle accueilli, reprend le dossier et le contrat signé avec la compagnie pour vérifier : les frais de transport n’ont pas été réajustés. Je rappelle donc par retour de mail à l’administratrice de la compagnie que les frais de transport doivent être facturés au réel, le devis étant un maximum. Je reçois une facture corrigée avec 85€ de moins, que je mets dans la pochette « Factures à régler ». Je mets à jour le budget de ce spectacle dans mon tableau multicolore à trois dimensions et à 17 onglets intitulé « Budget prévisionnel 2017 », ou plus familièrement appelé par mes collègues « L’usine à gaz ». Magie d’Excel, cette baisse de 85€ se répercute automatiquement sur le résultat prévisionnel 2017. (Rassurez-vous, les hausses aussi, se répercutent automatiquement… Je préfère préciser pour les collègues qui voudraient profiter de cette anecdote éditoriale pour me demander une quelconque augmentation de budget de 85€…).

Je reçois par mail la confirmation de la prise en charge par l’Afdas de notre journée de formation « Recyclage Sauveteurs Secouristes au Travail ». Je confirme à toute l’équipe (sauf Frédéric, n’avalez jamais une cacahuète de travers à côté de lui), signe le contrat de formation de l’organisme, et fais une demande de réservation de salle à Célia.

Thomas entre dans le bureau :
« Bonjour, très chère Administratrice ! »
« Oh toi tu as un truc à me demander… »
« Euh…oui un chèque pour faire les courses de catering, et pourras-tu jeter un coup d’œil à ce budget d’ateliers Hip Hop » ?
OK. J’ajoute le document sur ma pile.

Alain envoie par mail le plan des clôtures du chantier d’isolation du Palais des Fêtes, pour préparer la cohabitation avec ce chantier pendant quelques mois. Il demande si nous avons des remarques. Je m’assure que les semi-remorques de décor de compagnies que nous accueillons pourront bien manœuvrer dans l’angle jusqu’au quai de déchargement du Théâtre.

Je vais en loges pour vérifier l’organisation du planning de travail de Marie, habilleuse intermittente qui travaille sur l’entretien des costumes des équipes artistiques qui en ont besoin. Elle est présente 4 jours pendant le festival. Un des régisseurs compagnie rougit et me dit : « Marie arrive demain matin à 9h ? mais…en fait on s’est organisé dans le précédent lieu de tournée et nos costumes sont déjà propres… je suis désolé, du coup nous n’avons pas besoin demain… ». Je reviens voir Laure, qui avait anticipé et calé ce planning avec les régisseurs avec environ 47 mails de confirmation… Un très léger désespoir s’empare de nous l’espace d’une seconde, puis je retourne voir Marie, dont le contrat de travail, les déclarations, etc. sont déjà faites. Pas de soucis, du travail il y en a : elle va finalement travailler pour le Service des Publics et recoudre les 16 marionnettes de notre Valise pédagogique « Marionnettes à gaine », dont la tête avait une fâcheuse tendance à tomber. Edouard est ravi, et je reviens prévenir Laure qu’il faudra changer le code analytique de ces heures de travail de Marie dans le logiciel de paie et celui de comptabilité.

Je sors du bureau en disant « je fais une pause clope. »
« Mathilde, tu as arrêté de fumer il y a 12 ans »
« Ah oui c’est vrai. Les filles, ça vous dit pas de fumer une clope à côté de moi ? »

Pauline me demande si je peux lui donner quelques chiffres marquants du festival, autres que ceux de fréquentation dont Laure donne un tableau de suivi minutieux à chaque réunion d’équipe. Elle en a besoin pour la presse, ou pour un post Facebook, à voir. Je reprends les factures de l’Hôtel Vendôme, et demande à Laure sa dernière actualisation des repas du catering du festival, où toutes les équipes artistiques et techniques ont mangé : 402 repas, 111 nuits et petits déjeuners. Ah quand-même ! Thomas ajoute son « score » du Festival : environ 5kg de M&M’s écoulés (le secret pour des artistes et techniciens épanouis !).

Je ferme la porte phonique du bureau, savoure en un soupir avec Laure le calme qui s’installe instantanément dans le bureau.
Nous faisons un rapide point déclarations de TVA, droits d’auteur, et comptes non soldés.
Elle remet son casque spécial « travailler en musique favorise ma concentration » ou peut-être « Mathilde parle super fort quand elle téléphone, ça me fait sauter des lignes en compta ».

Je passe en effet plusieurs appels et courriels pour caler une réunion avec Bérangère Vantusso, metteur en scène de la compagnie Trois-Six-Trente, qui est Artiste associée avec le Centre Dramatique National de Tours pendant deux saisons en coopération avec L’Hectare. L’objectif de cette réunion est la mise en place du partenariat sur la saison 2017/2018 : action de formation, masterclass, exposition…  Cette compagnie est accueillie cette saison avec Le Rêve d’Anna, et la saison prochaine avec son spectacle créé au Festival In d’Avignon 2016.

Je prends mon cahier d’organisation pour cocher les cases de ce qui est fait (c’est bon pour le moral !). Ce cahier est composé de 4 pages par semaine : Administratif / Saison-Spectacles / Service des Publics-Communication / Projet Hectare-Accompagnements artistiques. Je m’aperçois que la moitié de ce que j’ai déjà fait aujourd’hui n’y figurait pas car n’était pas prévu. Je vois la case qui veut que je rédige un appel à projet pour une résidence de création. Je n’aurai plus le temps aujourd’hui, ni assez de cerveau disponible à cette heure de la journée… Je reporte raisonnablement cette case à la semaine suivante.

Je vais voir Frédéric pour un petit point : je l’informe de notre réunion avec la Cie Trois-Six-Trente et le CDNT, l’alerte sur le fait que nous devons prochainement travailler à la finalisation d’un projet de coopération franco-allemand démarré fin 2015, il me montre la vidéo d’un spectacle qu’il envisage pour la présentation de saison, puis me demande si nous pouvons faire un point budgétaire prochainement.

Chronologiquement, ça va donner ça : on gère déjà la clôture des comptes annuels 2016, mise à jour du budget prévisionnel  2017, puis on pourra travailler aux projections 2018-2019. Et sinon, là, on est en quelle année déjà ???

Je regarde l’heure : 17h48. C’est cuit pour mes 2 heures de rangement de bureau…

De toute façon, nous rentrons en mode « énergie du spectacle du soir » : Laure part vérifier que la cuisinière est bien en place en loges, je l’accompagne pour voir l’équipe du spectacle et l’équipe technique et voir si tout va bien. Au passage dernier petit point avec Christel et Samia sur les places restantes et les invitations.

Ce petit frisson très agréable commence à s’emparer de moi : celui du moment de la rencontre entre l’œuvre et le public qui approche. Car après tout, toutes ces cases à cocher, ces mails et coups de fil, ces points administratifs et ces déclarations, ces chèques faits et ces factures payées n’ont qu’une seule finalité : donner toujours plus d’espace à l’émotion !

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Ecrit par L'Hectare - 05/09/2019

Être au service de la population de son territoire d’implantation c’est la mission de service public des arts et de la culture que doit mettre en œuvre un opérateur tel que l’Hectare.

Depuis plus de 20 ans déjà, notre délégataire assume pleinement cette fonction d’abord au service de la Ville de Vendôme, puis de la CPV, et aujourd’hui de la Communauté d’agglomération Territoires Vendômois. Les multiples actions entreprises dans les champs de l‘éducation artistique et culturelle par la Scène conventionnée sont une véritable valeur ajoutée, à toutes les politiques de notre agglomération.

Une nouvelle sais [...]

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