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L'employée du moi(s)... de novembre !

03/11/2016

L’employée du moi(s)

ou à la découverte des métiers du spectacle vivant...

 
Prénom/Nom :
Christel Corbin
Age : 45 ans et demi
Prise de poste : mai 2001
Poste : assistante de direction
Fonction : mettre de l’huile dans les rouages…
Outils : un ordinateur – un cahier d’enregistrement des messages – un cahier d’enregistrement du courrier – un téléphone – une tablette…
Environnement de travail : un grand bureau parfaitement rangé par lequel sont obligés de passer ceux qui veulent se rendre dans le bureau du directeur ou dans celui de l'administration.
Qualités : organisation – sang froid.
Défauts : intransigeance – sévérité – râle beaucoup.

Une journée parmi d’autres :

Arrivée vers 8h50, après 25 minutes de trajet en voiture.
J’allume l’ordinateur, et je lance la réception des courriels.
J’ôte mon manteau et je pose mes affaires, avant d’aller me préparer un thé. En passant devant le bureau de la réservation des salles et celui de la billetterie, je salue mes collègues du Minotaure, qui elles commencent à 8h30.
Je reviens à mon bureau, désactive le répondeur téléphonique, et commence à consulter et trier les courriels reçus depuis la veille (entre 40 et 50).
Trois grandes catégories :
- spams (malgré la fonction courrier indésirable…) => poubelle (environ 1 mail sur 5)
- informations diverses et variées sur des spectacles, des compagnies, des lieux de spectacles, la vie du secteur culturel… => je transmets à Frédéric (directeur) ceux dont j’estime qu’ils peuvent l’intéresser, j’archive les autres.
- messages que je dois traiter : questions / demandes de compagnies que nous programmons, ou de mes collègues, ou de spectateurs, etc. => soit je réponds immédiatement, soit je les identifie par un drapeau rouge et les classe dans les dossiers dédiés.

Après cela, je vérifie l’agenda commun, puis je consulte et complète mon « cahier des tâches » : sans lui, je ne survivrais pas… j’y note tout ce que j’ai à faire, du plus insignifiant au plus élaboré, et lorsque la tâche est accomplie, je coche la « petite case » correspondante, et éventuellement j’ajoute des annotations (date, avancement de la tâche, etc.). Lorsqu’une page entière est cochée, j’improvise une petite danse de la joie.

9h20 : premier appel d’une compagnie qui a adressé un mail à Frédéric pour l’inviter à venir voir son spectacle, et qui souhaite savoir s’il va venir. Frédéric est en réunion à l’extérieur. Je note le message et les coordonnées de la compagnie.
9h23 : j’attaque le compte-rendu de la réunion d’équipe d’hier (une tous les 15 jours – durée moyenne = 3h). Pendant la réunion je me sers de la tablette pour noter ce qui se dit, et j’étoffe et mets le tout en forme pour ensuite transmettre le compte-rendu à toute l’équipe (entre 3 et 4 pages en moyenne).
9h46 : téléphone : l’un des artistes qui doit jouer ce soir a raté son train. Il a pu en prendre un autre, mais au lieu d’arriver à 13h, il sera là à 16h.
9h49 : je râle…
9h50 : j’appelle la compagnie de taxi qui devait récupérer l’artiste à la gare pour le déposer au théâtre pour leur demander de modifier l’horaire de la course.
9h54 : je me rends sur le plateau pour aller prévenir le régisseur de la compagnie, ainsi que les techniciens du Minotaure. Il va falloir changer l’horaire du filage…
9h56 : tout le monde râle… Le planning prévu ne tient plus.
J’en profite pour demander au régisseur de la compagnie s’il a pu passer à l’hôtel pour récupérer les numéros des chambres, et par ailleurs, s’il a des noms d’invités à me communiquer où si je peux libérer les places bloquées pour la compagnie : il ne sait pas, et devrait pouvoir me répondre vers 17h…
 
10h16 : je retourne vers mon bureau. En passant, Samia, responsable de la billetterie, m’interpelle pour savoir si j’ai des nouvelles pour les places compagnie… Je lui répète ce que m’a dit le régisseur…
Nous en profitons pour faire un point sur les jauges « tendues ». Nous râlons à l’unisson…
10h38 : je parviens enfin à rejoindre mon bureau ! Il me faut quelques secondes pour relire tout le début de mon compte-rendu et retrouver l’endroit où je m’étais arrêtée.
10h51 : j’entends qu’on frappe aux baies vitrées du Minotaure : un livreur cherche un accès. Je vais lui ouvrir. C’est du matériel technique. Je l’oriente vers mes collègues techniciens.
10h54 : retour au bureau. Je re-re-prends le compte-rendu.
11h02 : téléphone : une compagnie souhaite pouvoir rencontrer Frédéric pour lui présenter son prochain projet, et éventuellement solliciter une aide… Je note le message, et leur conseille d’envoyer un mail avec un dossier de présentation, puis de rappeler en fin de semaine, lorsque Frédéric aura eu le temps de le consulter. Au passage, je leur explique que s’il est difficilement joignable, c’est parce qu’il va voir les spectacles auxquels les compagnies l’ont invité, ou parce qu’il est en rendez-vous avec une… compagnie ! C’est la quadrature du cercle !
11h34 : compte-rendu terminé – transmis – classé ! Et une case cochée !
 
11h35 : le prochain spectacle est dans 3 jours, je me plonge dans le dossier du spectacle pour préparer la feuille de route (document qui récapitule toutes les informations sur l’organisation : nombre de personnes de la compagnie, horaires d’arrivée, de départ, infos sur l’hébergement, sur les repas, sur les horaires de montage, et démontage, personnel de permanence, etc. Ce document est transmis à toute l’équipe de L’Hectare et du Minotaure, et j’en affiche également un exemplaire sur l’un des tableaux de mon bureau (juste à côté, un autre tableau sur lequel sont notés les numéros de téléphone « d’urgence » : hôtel, taxi, traiteurs, restaurants…)
11h52 : appel d’Aymeric, régisseur plateau : la compagnie demande ce qui est prévu pour leur repas de midi… Je râle… Ils ont des défraiements, et sont donc autonomes… Leur administrateur ne leur a pas dit ? Aymeric pose la question au régisseur. Ah ben si, en fait, c’est marqué sur sa feuille de route compagnie… Nos techniciens vont se charger de les renseigner sur les bons petits restaurants Vendômois à tenter. Merci les garçons !
11h57 : consultation de la boîte mail : 26 nouveaux messages… Re-triage… Pauline, ma collègue de la communication (cf édito du mois dernier), me demande si j’ai bien réservé une place pour la journaliste de La Nouvelle république. Je lui réponds que oui, et calme ainsi son angoisse…
Autre mail interne : mon collège Edouard, du service des publics, me demande de réserver une chambre pour l’artiste qui doit intervenir lors de l’atelier théâtre qui est programmé dans 10 jours.
12h22 : j’envoie un fax de réservation à l’Hôtel Le Vendôme, avec lequel nous travaillons. Je note dans le cahier des tâches de vérifier que c’est bien pris en compte.
12h30 : j’active le répondeur téléphonique. Pause déjeuner…

13h59 : retour au bureau. En passant, je récupère le courrier déposé par le coursier dans le bureau des réservations de salle.
14h02 : j’enregistre et répartis le courrier, entre deux coups de fil de compagnies… « Non, Frédéric ne peut vous répondre, il est en réunion à l’extérieur, mais je peux peut-être vous renseigner ? etc. »
14h34 : consultation des courriels reçus : 47 nouveaux messages… dont 12 spams… Je râle…
15h27 : réponse de l’hôtel : la réservation est bien enregistrée. Je coche la ligne dans mon cahier.
15h29 : connexion sur le site de la SNCF pour réserver des billets pour Frédéric qui doit se rendre à Paris vendredi matin. Et hop ! Une nouvelle case cochée ! (comme dirait Baloo : « il en faut peu pour être heureux… »)
15h37 : Thomas traverse mon bureau pour se rendre dans celui de Mathilde, administratrice. Ils « papotent » ateliers, frais de déplacement des intervenants, conventions, etc.
15h38 : Edouard prend le même chemin pour transmettre à Laure, comptable, les dernières informations sur les comptes-clients groupes. J’en profite pour lui confirmer la réservation d’hôtel (lui aussi va pouvoir cocher une case !).
15h40 : Christophe, agent de maintenance au Minotaure, vient me demander si l’artiste fera des dédicaces ce soir, et s’il faut donc qu’il prévoit un espace dédié : en principe non, mais on ne sait jamais… Les artistes changent parfois d’avis…
15h54 : je jette un œil sur le logiciel de billetterie pour vérifier la configuration de la salle de ce soir. C’est complet… Si seulement la compagnie pouvait libérer au moins une partie de ses places ! Du coup, je décide de retourner voir le régisseur pour savoir s’il a des informations à ce sujet (même s’il n’est pas 17h, qui ne tente rien…). Et là, miracle ! Il nous libère 12 des 15 places ! Je file voir Samia : elle va pouvoir contacter les gens qui sont sur liste d’attente ! Elle s’y attaque aussitôt, et fait ainsi quelques heureux.
16h24 : Frédéric vient d’arriver. Oui, oui, tout va bien. Je lui transmets les informations pour le spectacle de ce soir : les places compagnie libérées, l’artiste qui a raté son train, et l’horaire de filage décalé. Il pose ses affaires, et se rend sur le plateau pour saluer la compagnie.
 
16h42 : Frédéric revient à son bureau. En passant, il consulte le cahier des messages. Je lui remets les documents de confirmation de sa réservation de train pour vendredi. Nous décidons de faire un point sur son agenda pour les prochaines semaines, j’ai besoin qu’il m’éclaircisse certains rendez-vous qu’il a notés, car il me semble qu’il y a certaines incohérences (à moins d’avoir un don d’ubiquité, je ne vois pas comment il pourrait être à deux endroits en même temps…).
17h33 : vérification des courriels arrivés (36 dont 6 spams)… Je trie, transfère, archive… Pendant ce temps, Frédéric a ouvert sa boîte mail : 124 messages. Il râle (oui, oui, lui aussi…).
17h47 : je passe voir mes collègues à la technique. En salle, c’est le moment du filage. Même en allant à l’essentiel, le planning est décalé d’1h30. Les techniciens vont voir leur pause sérieusement amputée, et il va falloir expliquer à la compagnie que le traiteur sera prêt pour servir le dîner à 19h00, comme prévu, et que non, il n’est pas question de le faire patienter jusqu’à minuit et demi, après le concert et le démontage, pour servir le dîner…
18h02 : pause.

19h30 : retour au théâtre, installation et ouverture de la billetterie.
20h34 : lancement du spectacle.
22h15 : fin du spectacle.
22h30 : dédicaces.
23h20 : départ des derniers spectateurs (qui ont trainé un peu au bar du théâtre).
23h30 : j’éteins mon ordinateur et je range mon bureau.
23h35 : je passe sur le plateau et en loges pour souhaiter bon courage à mes collègues techniciens qui sont en plein démontage, et dire au revoir à la compagnie.
23h47 : je prends le chemin de chez moi. Je calcule le nombre d’heures de sommeil possibles d’ici demain matin… Je râle…

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Ecrit par Edouard Clément - 14/05/2019

Que vive Notre-Dame de Paris !


Nous avons tous été sidérés et profondément tristes devant les images de l’incendie de la cathédrale de Paris le 15 avril 2019. Des flammes immenses jaillissant de la charpente de la nef et la flèche du transept qui tombe comme une torche géante en provoquant l’effondrement d’une partie de la voûte. Les pompiers de Paris semblaient minuscules en haut de leurs échelles tout comme leurs gerbes d’eau. Ils ont combattu toute la nuit.


Nous avons tous déjà vu ou visité Notre-Dame de Paris, comme des millions de touristes du monde entier. Elle est le symbole de Paris. Que nous soyo [...]

08/07/2019 Les bureaux de l'Hectare seront fermés du vendredi 26 juillet au lundi 26 août. Nous vous souhaitons un bel été et auront le plaisir de vous retrouver à la rentrée !
Fermeture estivale
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07/09/2018 Abonnez-vous à la saison culturelle 18/19! Toute l'équipe de L'Hectare vous accueille au Minotaure du lundi au vendredi de 13h30 à 18h, et les 1er et 3ème samedis de chaque mois de 10h à 12h.
ABONNEZ-VOUS
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13/12/2017 La billetterie du Minotaure est exceptionnellement fermée ces mercredi 13 et jeudi 14 décembre. Nous vous remercions de votre compréhension.
Fermeture exceptionnelle
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